Datenschutzerklärung für das SAA CRM
1. Worum es hier geht
Das SAA CRM ist die interne Software der SAA Marketing GbR, mit der wir Anfragen von Bewerberinnen und Bewerbern sowie Interessentinnen und Interessenten aus unseren Kampagnen bearbeiten. Das sind zum Beispiel Personen, die sich über ein Formular auf Facebook oder Instagram (Meta-Lead-Formular) oder über eine unserer Landingpages für eine Ausbildung, einen Führerschein oder eine Stelle als Berufskraftfahrer interessieren.
Diese Erklärung beschreibt, was mit Ihren Daten im CRM geschieht. Für den Besuch unserer Website gilt die Datenschutzerklärung der Website.
2. Verantwortlicher
SAA Marketing GbR, vertreten durch die Gesellschafter Ahmad Rafiq und Wissam Amami
Rheinwerkallee 6, 53227 Bonn, Deutschland
E-Mail: info@saa-marketing.de
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Kontaktdaten: Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postleitzahl.
- Angaben aus dem Formular: Ihre Antworten auf die Fragen des Formulars (z. B. vorhandener Führerschein, gewünschter Beginn), die Kennung der Anfrage (Lead-ID), der Zeitpunkt der Anfrage sowie die Kampagne und das Formular, über das Sie uns erreicht haben.
- Daten aus der Bearbeitung: Notizen unserer Mitarbeitenden, Anrufversuche (Zeitpunkt, Dauer, Ergebnis), vereinbarte Termine, der Bearbeitungsstand Ihrer Anfrage und von Ihnen übersandte Unterlagen (z. B. Lebenslauf, Führerschein). Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
4. Woher die Daten stammen
Die Daten stammen von Ihnen selbst: aus dem Formular, das Sie ausgefüllt haben, oder aus Gesprächen mit uns. Bei Meta-Lead-Formularen erhalten wir Ihre Angaben von Meta Platforms Ireland Limited (Facebook, Instagram), entweder direkt über die Schnittstelle von Meta oder über den Dienst Make, der die Anfrage an unser CRM weiterleitet.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bearbeitung Ihrer Anfrage (Kontaktaufnahme, Beratung, Terminvereinbarung, Vermittlung an das passende Unternehmen): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage vor einem Vertrag) und, soweit Sie im Formular eingewilligt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
- Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS zu einem vereinbarten Termin: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Dokumentation unserer Arbeit gegenüber unseren Auftraggebern (z. B. wann wir Sie angerufen haben): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis der vereinbarten Leistung.
- Betrieb und Sicherheit des CRM (Server-Protokolle, Datensicherungen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@saa-marketing.de.
6. Daten aus Meta-Lead-Formularen
Wenn Sie ein Formular in einer unserer Anzeigen auf Facebook oder Instagram absenden, holen wir genau die Angaben ab, die Sie in diesem Formular gemacht haben, sowie die Lead-ID, damit eine Anfrage nicht doppelt angelegt wird. Wir nutzen diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage zu der jeweiligen Kampagne. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht an Datenhändler weiter.
Wie Meta selbst mit Ihren Daten umgeht, erfahren Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta.
7. Weitergabe an unsere Auftraggeber
Unsere Kampagnen führen wir im Auftrag von Fahrschulen, Bildungsträgern sowie Transport- und Logistikunternehmen durch. Ihre Angaben geben wir an das Unternehmen weiter, für das die Kampagne läuft, soweit das für Ihre Anfrage nötig ist. Wie diese Weitergabe abläuft, steht in Abschnitt 5 der Datenschutzerklärung der Website.
8. Dienstleister
Für den Betrieb des CRM setzen wir folgende Dienstleister ein, die Daten nur in unserem Auftrag verarbeiten:
- IONOS SE, Montabaur, Deutschland: Server, auf dem das CRM und seine Datenbank laufen.
- Google (Google Workspace, Google Ireland Limited, Irland): Versand von E-Mails, z. B. Terminerinnerungen.
- Twilio (Twilio Inc., USA): Telefonate aus dem CRM und Versand von SMS-Erinnerungen. Dabei werden Ihre Telefonnummer sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs bzw. der SMS-Text verarbeitet.
- Make (make.com): Weiterleitung von Anfragen aus Meta-Lead-Formularen an das CRM, sofern diese nicht direkt abgerufen werden.
9. Übermittlung in Drittländer
Bei Twilio und gegebenenfalls bei den anderen genannten Dienstleistern können Daten in die USA übermittelt werden. Das geschieht nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, etwa der EU-Standardvertragsklauseln oder einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.
10. Wie lange wir Daten speichern
Wir speichern Ihre Daten, solange wir sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und den Nachweis gegenüber unseren Auftraggebern benötigen, längstens [Frist wird noch festgelegt], sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder Sie nicht vorher die Löschung verlangen. Datensicherungen des CRM werden nach 14 Tagen überschrieben.
11. Cookies und Server-Protokolle
Das CRM setzt Cookies nur für angemeldete Mitarbeitende (Anmeldung und Schutz von Formularen). Diese Cookies sind technisch notwendig. Für Bewerberinnen und Bewerber setzt das CRM keine Cookies und verwendet kein Tracking.
Bei jedem Aufruf des CRM speichert der Server technische Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser) in einem Protokoll, um Fehler und Angriffe erkennen zu können.
12. Sicherheit
Das CRM ist nur verschlüsselt (HTTPS) erreichbar. Zugriff haben nur angemeldete Mitarbeitende der SAA Marketing GbR; Anmeldeversuche werden nach mehreren Fehlversuchen gesperrt.
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO), siehe Anleitung zur Datenlöschung,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
Schreiben Sie uns dazu an info@saa-marketing.de. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
14. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das CRM oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.